高效率檔案管理技巧
課程目標:
- 1.運用資訊化的檔案管理技巧,強化時間管理與部門溝通之品質
2.建立優質的檔案管理、提供有效資訊支援決策,以降低營運風險
3.提高組織效益進而提升競爭力
課程類別: 一般通識
建議時段: 3~6 小時
時間管理與檔管理
◆ 檔案管理的意義
◆ 檔案管理的範圍
◆ 檔案管理的內涵
◆ 誰來作檔案管理
◆ 常見的檔案管理缺失
◆ 休息時間可以做什麼事
◆ 講述教學法
◆ 問思教學法
合乎ISO9000的文件管制
◆ 企業推行ISO制度，辦法及相關文件
◆ 品質文件建立的管制程序。
◆ ISO條文企業建立完整管制程序
◆ 鑑別最新文件版本之發行狀況
◆ 不讓過時無效之文件再度出現
◆ 隨時能查詢最新版本文件
◆ 保留完整之變更履歷紀錄
◆ 講述教學法
◆ 視聽教材輔助教學法
檔案管理制度設計
◆ 集中管理制
◆ 分散管理制
◆ 混合制
◆ 講述教學法
檔案管理的分類
◆ 性質分類法
◆ 字母排序分類法
◆ 筆劃排序分類法
◆ 區域分類法
◆ 號碼排序分類法
◆ 年序分類法
◆ 顏色管理分類法
◆ 符號分類法
◆ 部門分類法
◆ 長幼分類法
◆ 講述教學法
◆ 問思教學法
檔案管理的編碼原則
◆ 位數少編碼原則
◆ 代替屬性編碼原則
◆ 獨一無二編碼原則
◆ 不改變習性編碼原則
◆ 穩定重複使用編碼原則
◆ 易輸入編碼原則
◆ 配置適當編碼原則
◆ 可擴充性編碼原則
◆ 易排序級分類編碼原則
◆ 講述教學法
◆ 示範驗練法範例
檔案管理工具
◆ 公文櫃、表單櫃、零件櫃
◆ 磁片架、CD影音架
◆ Windows 檔案總管、AIDEM File Explorer 檔案管理軟體
◆ 現代化檔管理的設備
◆ 講述教學法
◆ 視聽教材輔助教學法
營業秘密之定義
◆ 個人資料處理原則
◆ 電腦處理個人資料保護法
◆ 秘書助理運用檔案管理提升效率？
◆ 業務運用檔案管理做顧客服務
◆ 講述教學法
◆ 問思教學法
思考與討論
◆ 找缺點改進、找問題解決
◆ 討論教學法
◆ 問思教學法
◆ 表現學習法